Вы уже поймали волну продуктивности? Это действительно замечательно, однако вы не хотите настолько устать, чтобы у вас не осталось сил на ваше любимое хобби вечером или на прогулку с собакой, верно? Чтобы избежать этого, обязательно следует делать перерывы в процессе работы.
Как всё успевать: 10 проверенных принципов борьбы с хаосом задач
С юных лет меня постоянно привлекали всевозможные канцелярские принадлежности и бюрократические мелочи. Я мог часами провозиться у витрин магазина канцтоваров, удивляясь разнообразию привлекающих и загадочных предметов. Особенно меня поражали солидные блокноты большого формата, ежедневники, планировщики и аналогичные издания, в которые требовалось что-то записывать и фиксировать. Я особенно запомнил страницу с названием «Дела на год». Мне всегда было интересно, как же можно планировать что-либо на целый год вперед? Я задавался этим вопросом, когда учился.
В детские годы мы обычно не проявляем склонности к планированию. Каждый день полон событий и впечатлений, поэтому продумывать планы на грядущий день кажется абсолютно бессмысленным занятием. Но с возрастом мы всё чаще задумываемся о том, как будем действовать в ближайшее время и как правильно распланировать эти действия. В школьные годы у нас появляется дневник — все помнят, как он выглядит: на одном развороте расписание уроков, слева — дисциплины, в центре — домашние задания, а справа — оценки. По сути, дневник представляет собой список задач с отметками о выполнении, аналог современной системы управления задачами, такой как Jira.
Со временем таблицы задач становятся неотъемлемой частью нашей жизни. Мы начинаем всё чаще составлять списки дел и графики. Задачи окружают нас повсюду — на работе, дома, а также в различных аспектах повседневной жизни. Со временем у каждого появляются свои методы и приемы работы со списками задач. Некоторые выбирают современные приложения и сложные программы, некоторые предпочитают записывать всё в бумажных ежедневниках, а кто-то вообще не занимается специальным планированием, но при этом чудесным образом умудряется всё успевать.
На протяжении многих лет работы в сфере информационных технологий и разработки программного обеспечения, у меня сложились определенные методики и принципы, которые доказали свою эффективность и помогают мне успешно справляться с потоком задач. В этой статье я хотел бы поделиться этими принципами с вами, надеюсь, что некоторые из них будут для вас полезны и разнообразят вашу повседневную практику.
Принцип пустого почтового ящика
Долгое время я воспринимаю папку «Входящие» в почтовом клиенте как список дел. Каждое письмо, попавшее в эту папку, я рассматриваю как задачу, которую необходимо выполнить. Как только я обрабатываю задачу, например, отвечая на письмо, я сразу же переношу его в архив. Если же это просто информационное сообщение, то перемещаю его в архив сразу после прочтения. Так у меня в папке «Входящие» остаются только те письма, которые требуют моего вмешательства.
Такой подход предоставляет несколько дополнительных преимуществ:
- Я никогда не забываю о письме, по которому мне нужно что-то сделать. Оно не теряется на фоне новых писем, поступающих на протяжении следующих дней.
- Я наглядно вижу, сколько писем мне нужно ещё обработать и какие дела ждут своего выполнения в моем списке задач.
- Папка «Архив» становится единым пространством для входящих и исходящих писем, в котором легко находить нужную информацию и отслеживать историю переписки.
Формирование полезных привычек
Чтобы добиться успеха в жизни, необходимо понимать ценность времени, уметь себя дисциплинировать и организовывать. Избавиться от лени и прокрастинации, а также легко выполнять все намеченные дела в течение дня, помогает развитие полезных привычек:
Раньше вставайте
Если изучить биографии известных людей и успешных бизнесменов, то становится очевидно, что многие из них являются по своей природе жаворонками. Они ложатся спать рано и просыпаются ранним утром. Это вполне объяснимо, учитывая, что у большинства людей пик продуктивности приходится именно на утренние часы. Поэтому именно в это время следует планировать выполнение важных и сложных задач. Успех и продуктивность предстоящего дня во многом зависят от того, каким образом вы проведете утро.
Однако для того чтобы повысить собственную эффективность, недостаточно просто установить будильник на 6:00 утра. Важно использовать это время с максимальной пользой: посвятить его медитации, планированию или чтению. Даже если у вас нет привычки вставать рано, постарайтесь на несколько минут раньше подниматься с постели. Через неделю увеличьте это время и продолжайте подниматься на более ранний час, постепенно добираясь до комфортного для вас раннего подъема. Таким образом, через несколько месяцев можно будет заметно увеличить время, которое вы сможете тратить на важные дела.
Поддерживайте порядок на работе и в жизни
Необходимость поддержания порядка в вашем окружении невозможно переоценить. Вы не будете чувствовать себя организованным и целеустремленным, если вокруг царит хаос. Сложно выделять время на важные задачи, когда вы находитесь в окружении беспорядка, смешанных документов, записей и файлов на компьютере. Поддержание порядка на рабочем месте, в личном компьютере, в доме и даже в автомобиле оказывает положительное влияние на психику, способствует дисциплине и учит самоорганизации. Эти навыки помогут добиться лучших результатов как на работе, так и в личной жизни. Удерживать порядок становится легче, придерживаясь следующих рекомендаций:
- Избавьтесь от всего лишнего и ненужного.
- Назначьте каждому предмету своё место.
- Сделайте привычкой возвращать предметы на место после их использования.
- Перестаньте засорять пространство мелочами и ненужными вещами, которые были куплены на распродажах. В свободное время, например, в выходные, займитесь уборкой и организацией своего дома.
- Научитесь рационально подходить к потреблению.
Организовав пространство вокруг себя, вы сможете выделить достаточно времени для того, чтобы заняться действительно важными делами.
Планируйте каждый день
Вы, возможно, удивитесь, но многие успешные люди прошлых столетий, такие как известные художники, писатели и учёные, начинали своё утро с составления списков дел, а вечером подводили итоги проделанной работы. Грамотно распланировав своё время, вы увидите, как же многое можно успеть за день. Имея перед глазами полную картину своих задач, вы сможете сосредоточить внимание на главных делах. Наличие списка справляется с задачей разгрузки ума от лишней информации. В совокупности это поможет вам не упустить из поля зрения что-то действительно важное среди множества повседневных задач.
Постепенно вычеркивая завершённые пункты из своего списка дел, вы начнёте чувствовать приятное ощущение от того, что день прошел продуктивно и с пользой. Главное — не переоценивать собственные возможности, чтобы не превращать план в бесконечный список дел, которые идут друг за другом. Достаточно решить две или три ключевые задачи, требующие внимания, которые необходимо завершить в течение дня. Когда вы почувствуете, что этот навык освоен, количество задач можно постепенно увеличивать.
Планирование и расстановка приоритетов
Потенциалы человеческих возможностей не безграничны. Каждый из нас имеет свой предел, который неразумно превышать, если вы желаете сохранить здоровье и силы на протяжении долгих лет. Поэтому серьезные и важные дела лучше выполнять в первую очередь. Если начать день с мелочей, на выполнение больших и значительных задач может просто не остаться сил и времени — их придется откладывать на завтра. А на следующий день снова могут возникнуть отвлекающие факторы, которые не позволят успешно завершить эти важные задачи.
Чтобы избежать подобных ситуаций, в вашем списке дел нужно разделять задачи по степени сложности. К более масштабным задачам следует приступать в первой половине дня, или до обеда, чтобы успеть завершить их до окончания рабочего времени. Для классификации задач по важности и приоритетности можно использовать известную матрицу Эйзенхауэра, которая представлена в виде таблицы с четырьмя графами:
- Графа I включает срочные и важные дела. Их следует выполнять в первую очередь.
- Во II колонке записываются важные, но не срочные задачи. Их выполняйте, когда основные дела завершены.
- Пункт III включает срочные, но не важные дела. Они могут быть выполнены по мере свободного времени и необходимости.
- Задачи из IV колонки, которые являются несрочными и не важными, можно отложить на более позднее время.
Для достижения лучших результатов с минимальными затратами стоит следовать нескольким золотым принципам:
- Ставьте перед собой ясные и реалистичные цели. Они должны быть достаточно сложными и амбициозными для того, чтобы постоянно вас вдохновлять. Визуализируйте свою мечту и записывайте её в план. Сосредоточьтесь на главных делах. Если вы распыляетесь на множество желаний, добиться положительного результата становиться крайне сложно. Если возникли проблемы с достижением цели, не отказывайтесь от неё сразу. Лучше ищите альтернативные подходы.
- Практикуйте декомпозицию задач. Разбивайте крупные дела на более мелкие и конкретные шаги. Каждое успешно выполненное действие будет приближать вас к вашей главной цели. Чем крупнее задача, тем дальше она должна находиться в общей структуре целей. Маленькие промежуточные задачи следует вычеркивать из списка ежедневно, в конце рабочего дня. В этом случае утреннее включение в новый рабочий день станет значительно легче. Вы просто сядете на своё рабочее место и начнёте выполнять заранее запланированные дела. Таким образом, вам не придётся держать в голове ненужную информацию. Видя перед собой текущие задачи на день, вы сможете постепенно решать их одну за другой, не отвлекаясь на второстепенные вопросы, что увеличит эффективность выполнения работы.
- Избегайте многозадачности. Умение одновременно выполнять несколько дел — это миф. При таком подходе всегда существует риск упустить что-то важное. Исследования, проведенные учеными Лондонского университета, показывают, что работа по нескольким однозначным задачам одновременно приводит к резкому падению IQ. О качестве выполнения таких задач говорить не приходится. Поэтому сосредоточьтесь на трех самых важных задачах на день и вложите в их выполнение все свои усилия.
Планируйте дела заранее
Идеальным вариантом считается планирование дел на каждый день. Не бойтесь потратить 10–15 минут на составление списка задач. Включайте туда только те дела, которые действительно сможете выполнить за день. Психолог Лиан Уандерс рекомендует проверять свой календарь перед сном и сразу после пробуждения. Держите календарь под рукой и полюбите сами процесс планирования.
Как успевать по домашним делам? Создавая список задач на день, старайтесь ограничиваться девятью пунктами. Расставляйте дела по их важности. Возможно воспользоваться матрицей, предложенной американским президентом Эйзенхауэром, как это советует журнал Рroduct Рlan. Нарисуйте квадрат из четырёх ячеек, где по оси X будут пометки «Срочно» и «Не срочно», а по оси Y — «Важно» и «Не важно». Затем распределите дела из списка по этим ячейкам.
Откажитесь от второстепенных задач, если в списке есть задача, которая требует много сил и времени. Разместите её в приоритет, сосредоточившись на её выполнении.
Установите дедлайн
Как успевать женщине? Можно воспользоваться правилом двух минут. Это правило подразумевает решение мелких задач за две минуты, не откладывая их на потом. Отвечайте на звонки или письма, делайте небольшие правки на проекте, поддерживайте порядок на рабочем столе — выполните задачи, которые занимают не более двух минут. Если дело требует больше времени, то следует подходить к его выполнению реалистично, учитывая возможные форс-мажоры и необходимость в отдыхе.
Каждый человек может выполнять одну и ту же задачу за разное время. Всё зависит от его опыта, навыков и сложности задачи. Например, в бытовых вопросах у опытной мамы рука горит, а её дочерью уборка занимает полдня.
Найдите свои источники мотивации
Для того чтобы оставаться продуктивным, необходимо понимать, для чего вам это актуально. Не стесняйтесь задавать себе вопросы, такие как: «Зачем я это делаю? Что это мне даст? Почему я хочу или не хочу это делать?» Постарайтесь находить на них ответы. Это поможет вам лучше структурировать свои мысли и организовать процессы.
Кроме этого, не забывайте отмечать, что вы уже успели сделать, и хвалить себя за достижения. Здоровая самооценка и благодарность себе — несомненно, положительно сказываются на продуктивности.
Избавьтесь от пожирателей времени
Мы часто даже не осознаём, как наше внимание распыляется, и мы из важной задачи переходим к развлечениям, например, просмотру ленты в социальных сетях.
Определите, что вас отвлекает, и постарайтесь отслеживать каждый момент, когда ваши драгоценные минуты уходит из-за «пожирателей времени». В эти моменты не забывайте о своём списке дел — действительно ли он завершен? Если нет, возвращайтесь к задачам, чтобы как можно скорее вознаградить себя заслуженным отдыхом.
Отвлекаясь от работы, вы откладываете тот момент, когда сможете спокойно уделить время своим близким, почитать интересную книгу или просто полежать в тишине.
Совет четвёртый: расставляйте приоритеты
Важно отслеживать ежедневно, что нужно сделать в первую очередь, и выполнять задачи в порядке приоритета. Посмотрите на свой список задач и разделите их на четыре категории: важные и срочные, просто срочные, менее срочные и менее важные. Исполнение следует начинать с самых важных и срочных задач, а затем переходить к менее срочным, оставляя все остальные напоследок.
Лучше выполнить меньше дел за день, но сделать их качественно, чем много, но с низким уровнем выполнения или так, что затем придётся их переделывать. Если вы завершаете поставленные задачи качественно, в конце вам потребуется меньше времени для их выполнения.
Совет шестой: научитесь не терять времени
Люди имеют привычку терять время и зачастую даже не осознают этого. Признаком бездействия часто становятся суета и тревога, которые обнаруживаются в следующих симптомах: если человек часто без причины заходит в почту или социальные сети, если он начинает привычно заедать тревоги, перекусывать или по нескольку раз подниматься в туалет. Признав у себя эти симптомы, скажите себе: стоп! Задайте себе вопрос, что для вас важнее сделать сейчас — пить чай или заниматься чем-то важным? Постарайтесь не убегать от ключевых задач, даже если вам не совсем приятно их выполнять.
Но иногда проблема может заключаться в том, что вы избегаете своих задач в силу тревожности или страха. Возможно, что именно ощущение неуверенности в своих силах вызывает вашу задержку с выполнением задач? Постарайтесь разобраться в том, что именно вас беспокоит и мешает выполнить важное дело. Если самостоятельно вам не удаётся определить причину тревоги, может быть, стоит обратиться за помощью к психологу в этом вопросе.
